Time management. Gestisci il tuo tempo per non esserne schiavo

“Non ho tempo”. È la frase che diciamo più spesso, non solo in ambito lavorativo.

Siamo schiavi del bisogno di inseguire le scadenze perché nella piramide aziendale l’efficienza, ovvero la capacità di raggiungere gli obiettivi prefissati nel minore tempo possibile, è diventata un elemento determinante per valutare il rendimento dei dipendenti.

Molto spesso, però, dietro a questa apparente apnea nella quale guardiamo insistentemente l’orologio cercando di nuotare frettolosamente in un mare di impegni, si nasconde una proverbiale difficoltà di gestione del tempo, unita ad un’attitudine che sembra essersi iscritta irrimediabilmente nel nostro DNA: la procrastinazione.

Come fare dunque per tornare a respirare?

Chronos vs. Kairos

Innanzitutto occorre partire dal presupposto che non possiamo sfuggire al fluire del tempo in senso oggettivo (i Greci lo definivano “Chronos”): esso scorre a prescindere dalla nostra volontà.

Ciò che possiamo controllare è il modo in cui lo occupiamo.

In quest’ottica è fondamentale una seconda accezione, quella soggettiva che si riferisce alla nostra percezione del tempo, ai significati che gli attribuiamo in base ai nostri scopi e alle aspettative. Il “Kairos”, appunto. 

Il Bioritmo

Prima ancora di determinare obiettivi e strategie è opportuno considerare un’ulteriore variabile psico-fisica, ovvero il nostro ritmo biologico.

Si tratta di una sorta di “orologio interno” che regola ad esempio i meccanismi di veglia e di sonno e che può non coincidere con la scansione degli orari lavorativi e con i cicli naturali del giorno e della notte.

Per questo, soprattutto in questo periodo nel quale il lavoro agile garantisce una maggiore libertà gestionale, potrebbe essere utile concentrarsi sulle attività più impegnative nelle ore in cui ci sentiamo più produttivi e a quelle accessorie, quando siamo più scarichi.

Quando cerchiamo di portare a termine un lavoro ma siamo stanchi mentalmente, finiamo infatti per tergiversare, perdendo il doppio del tempo di quello che avremmo “perso” facendo una pausa. Il rischio è di ottenere dei risultati poco soddisfacenti o comunque non corrispondenti all’impegno profuso.

Quindi, come fare? Ecco i nostri 7 consigli per migliorare la gestione del tempo.

7 consigli di Time Management

Il time management si riferisce ad un insieme di tecniche di pianificazione, di gestione e ottimizzazione del tempo da dedicare a ciascuna attività volte ad aumentare l’efficacia del nostro lavoro.

Ecco 7 strategie che possono aiutarti a gestire al meglio il tuo tempo:

1. Definisci i tuoi obiettivi

La prima cosa da fare è individuare quali sono i risultati che vogliamo raggiungere nel breve e nel lungo periodo e quindi le scadenze improrogabili e quelle che possiamo rimandare.

Uno strumento molto utile a questo scopo è la matrice di Eisenhower che scompone priorità e compiti in quattro quadranti a seconda del grado di urgenza e importanza:La prima cosa da fare è individuare quali sono i risultati che vogliamo raggiungere nel breve e nel lungo periodo e quindi le scadenze improrogabili e quelle che possiamo rimandare.

URGENTE IMPORTANTE    Deve essere fatto subito (email di un potenziale cliente)	IMPORTANTE NON URGENTE   Deve essere pianificato (formazione personale)
URGENTE NON IMPORTANTE         Può essere delegato (ricerca di foto)	NON URGENTE NON         IMPORTANTE       Può essere rimandato (passare del tempo sui social)

La conosci?

La matrice prende il nome  dal suo ideatore il generale statunitense Eisehower il cui motto era: “Ciò che è importante raramente è urgente, ciò che è urgente raramente è importante.”

Le attività urgenti sono quelle legate a delle scadenze, mentre quelle importanti sono attività che concorrono alla nostra crescita e al nostro miglioramento nel tempo.

Nel primo quadrante troviamo le attività urgenti e importanti che devono essere eseguite nell’immediato come il rispondere alla mail di un cliente che chiede una consulenza.

Le attività di questo quadrante sono le più rischiose, perché ci danno l’impressione di perdere il controllo e di avere costantemente delle emergenze da gestire.

Nel secondo quadrante ci sono le attività importanti ma non urgenti che prevedono il nostro impegno in prima persona ma possono essere rimandate. Come il leggere libri, seguire corsi di formazione, o la definizione di nuove strategie operative.

Il rischio di queste attività è pur potendole affrontare senza la pressione dell’urgenza, se le rimandiamo troppo, prima o poi rientreranno nel Q1.

Il terzo quadrante è definito” dell’inganno”, perché ad esso si associano tutte quelle attività che sono urgenti ma possono essere delegate. Come ad esempio le riunioni tra clienti e dipendenti o la ricerca di immagini per un sito esterno.

Infine nel quarto quadrante ci sono le attività non importanti e non urgenti che comportano uno spreco di tempo “prezioso”.

In questo quadrante rientrano le pause che non dovremmo concederci e le distrazioni che sottraggono tempo agli impegni più imminenti.

Per noi in agenzia è diventato un mantra la matrice Urgenza-importanza. L’obiettivo è quello di focalizzare i nostri sforzi per ridurre le attività Urgenti e Importanti (quadrante 1) in modo da focalizzarci su quelle Importanti ma non Urgenti (quadrante 2).

2. “TO-DO” list

Dopo aver stabilito quali sono gli obiettivi ai quali dare la precedenza è importante definire in modo chiaro quali sono le cose da fare concretamente in vista della loro realizzazione.

Su questa scia sono state create un’infinità di app che consentono di organizzare quotidianamente gli impegni. Tra le più note ci sono il calendario di Google, l’Apple calendar, ToDoIst e Wunderlist.

Mentre per gli inguaribili romantici…ci sono sempre le care, vecchie, agende!

3. L’imprevisto è dietro l’angolo…

Nella nostra tabella di marcia dobbiamo sempre tenere presente che i nostri rallentamenti possono essere causati da imprevisti non calcolati e inattesi.

In questi casi è importante, non lasciarsi prendere dal panico, gestirli subito così da potersi “rimettere in carreggiata” senza il pensiero costante che ci siano ulteriori incombenze  a gravare sulla nostra testa.

4. Poniti delle scadenze

Per portare  a termine i compiti è importante sapere quanto tempo dedicare a ciascuna attività in modo da motivarsi ad essere più veloci nell’esecuzione delle azioni più semplici ed essere già proiettati alla razionalizzazione di quelle più complesse.

Pianificare le proprie attività e porsi delle scadenze aiuta a ridurre il tempo sprecato. Come dice un nostro consulente (Paolo Ruggeri): “Più tempo abbiamo, più ne usiamo”. Ecco perché è bene porsi delle scadenze, questo ci consente di ridurre il nostro tempo e focalizzarci solo su quello che conta.

5. Ottimizza le pause

Le pause sono importanti. Non si tratta solo banalmente dei “momenti di relax”, ma di trovare del tempo, tra una scadenza e l’altra, durante la giornata lavorativa, per “staccare la spina”.

Distrarre la mente dai casi risolti, ci consente di approcciarci in modo più lucido alle eventuali criticità successive.

6. Controlla le distrazioni

L’elemento chiave dell’efficienza è la continuità. Una fetta consistente del tempo che ci sembra di non avere, è dato dalla somma dei minuti che passiamo scrollando la home di Facebook o controllando i messaggi sullo smartphone.

Un metodo utile per facilitare la concentrazione può essere quello di darsi delle ricompense, come il concedersi una pausa o fare una telefonata ad una persona cara, dopo aver portato a termine un micro-compito.

Un’altra tecnica è quella di prendersi delle “ore sacre” durante la giornata. Cosa sono? Ore in cui si stacca da tutti i social, da WhatsApp, dal telefono e dai colleghi. Ci si focalizza solo sul lavoro in modo da essere iper-produttivi.

7. Evita il multitasking

Nonostante si tratti di un termine entrato nel vocabolario di senso comunque con un’accezione positiva quale sintomo di una personalità intraprendente e pragmatica, il multitasking, ovvero il fare più cose contemporaneamente, in ambito aziendale può anche tradursi come “fare tutto, tutto insieme (e male)”.

Ricorda: l’accuratezza e la precisione dei risultati sono due parametri fondamentali nel condizionare l’immagine percepita dai clienti presenti e futuri.

Migliora il tuo Time Management

In conclusione, una gestione ottimale del tempo, non solo riduce l’ansia e lo stress ma ci concede un maggiore spazio da dedicare a noi stessi.

Controllare il proprio tempo significa sapersi prefissare i giusti traguardi, mantenendo un atteggiamento positivo rispetto al loro conseguimento, così da non guardare più all’orologio come ad un nemico contro cui combattere.

Fai in modo che il tuo tempo sia soprattutto la cifra degli istanti nei quali sei presente a te stesso.

“Il tempo è un fiume che mi trascina, ma io sono il fiume; è una tigre che mi sbrana, ma io sono la tigre; è un fuoco che mi divora, ma io sono il fuoco.”

J.L. Borges

 

Leggi la nostra intervista a Luca Baiguini: autore, formatore e professore per il Politecnico di Milano, specializzato in formazione manageriale su Time Management e comunicazione efficace.

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