Intervista a Luca Baiguini

Abbiamo intervistato Luca Baiguini! 

Autore, formatore e professore per il Politecnico di Milano, è specializzato in formazione manageriale su Time Management e comunicazione efficace.

Leggi la sua intervista SE:

• vuoi organizzare meglio il tuo tempo
• vuoi approfondire le tecniche di gestione del tempo in ambienti lavorativi frenetici come quello di una web agency
• apprezzi i consigli pratici e gli strumenti utili.

Buona lettura!

Cosa significa parlare di Time Management e comunicazione efficace in un’agenzia di digital marketing? Quali sono, se ci sono, le differenze con un’azienda?

Non si tratta tanto del settore di riferimento, ma quello che impatta maggiormente sulle tematiche è l’ampiezza e l’organizzazione del gruppo coinvolto. 

Non è così comune trovare grandi organizzazioni tra le agenzie web o di comunicazione. Di conseguenza, trattandosi di realtà più “contenute”, i progetti sono raramente standardizzati ma si predilige un approccio tailor-made.

Una delle tematiche principali sulle quali mi soffermo è come l’organizzazione del singolo si intreccia con quella del gruppo. Chiaramente, nelle piccole realtà dove i vincoli organizzativi sono minori, lo spazio di manovra dei singoli professionisti è più ampio ma, per contro, molto spazio viene lasciato all’auto organizzazione. Lo svantaggio? La difficoltà di gestire richieste estemporanee e di conciliare le diverse esigenze del team.

Perché, secondo la tua esperienza, è importante formare il team su queste tematiche? Quali sono i benefici per l’agenzia?

Nelle realtà in cui non è prevista un’attività di formazione, l’approfondimento o meno di queste tematiche è lasciato alla sensibilità di ciascuno.

È, invece, importante avere, oltre alle competenze tecniche, anche un’altra tipologia di competenze, più legate alla dimensione comportamentale.  

Per cultura e abitudini, crediamo erroneamente che ciascun professionista debba lavorare autonomamente sull’approfondimento di questi temi. In realtà, è importante lavorare per adottare un linguaggio comune che permetta all’intero team di avere uno scambio d’idee ed esperienze.

3 consigli per gestire al meglio il tempo e organizzare il team in una realtà che sta crescendo molto rapidamente.

Una web agency come la vostra è strutturata per lavorare per progetti. Il focus di ogni specialist è rivolto ai progetti.

In un contesto come questo, ecco ciò che reputo essenziale:

•         CAPACITÀ DI RENDERE REPLICABILI I SINGOLI SERVIZI/ATTIVITÀ CHE COMPONGONO UN PROGETTO. L’obiettivo è far sì che l’arrivo di nuovi progetti sia sostenibile.
•         CULTURA DEL PROJECT MANAGEMENT. È importantissimo avere una conoscenza profonda delle tipologie dei progetti per capire come e quando intervenire.
•         MANTENERE UNA MENTALITÀ DI TIPO IMPRENDITORIALE. Questo deve avvenire a tutti i livelli dell’organizzazione; tutti devono ragionare e lavorare come se fosse loro stessi degli imprenditori.

Strumenti consigliati per chi lavora in un’agenzia?

Paul Graham, informatico e saggista, distingue tra due approcci al tempo:

• “manager’s schedule”: è quello tipico di chi è a capo di un team. 

È strutturato in blocchi temporali di breve durata (tipicamente, tra mezz’ora e  un’ora): riunioni, telefonate, appuntamenti di persona, pranzi di lavoro. Si applica anche a tipologie di lavoro che possono essere gestite in modo frazionato (risposte alle mail, lavori routinari).

• “maker’s schedule”: è quello di chi produce contenuti. 

In questo caso il focus non è tanto sulla relazione, quanto sulla capacità di concentrarsi e ricavare spazi di continuità, liberi da distrazioni esterne. I blocchi temporali sono più lunghi (due o tre ore, ma anche giornate intere) e più flessibili. In questo modo si accede al cosiddetto “deep work” (lavoro profondo), durante il quale il nostro cervello ha il tempo e la focalizzazione necessari a produrre contenuti complessi e articolati.

È importante imparare a distinguere tra il tempo dei makers e il tempo dei manager.

Nel primo caso, il tempo viene gestito in modo più continuativo, diversamente dal secondo caso in cui, invece, il tempo è molto più frazionato.

Approfondire questo particolare aspetto aiuta sicuramente a gestire meglio questa sorta di “doppia personalità” che vive chi lavora in un’agenzia di comunicazione: l’essere, da un lato, un po’ makers e, dall’altro, un po’ manager.

Come rispettare il tempo degli altri?

Un consiglio su tutti? Fare attenzione alle parole usate, al linguaggio e al modo in cui si trasferisce un’informazione.

Suggerisco di definire alcune piccole regole di igiene comunicativa e di salvaguardia del tempo.

Personalmente, sono sempre molto critico verso la cultura del “sempre disponibili e sempre pronti a rispondere”. La prontezza e la cooperazione sono sicuramente elementi importanti all’interno di un gruppo di lavoro, tuttavia il rischio è quello di spezzettare il lavoro. È fondamentale che le persone si dedichino con continuità ai progetti senza troppe interruzioni, distrazioni o… troppe riunioni ????

Come lo smart working ha condizionato la comunicazione e l’organizzazione del proprio tempo e di quello dei colleghi?

Non possiamo ancora dare una risposta definitiva a questa domanda; la situazione è ancora in piena evoluzione.

Proprio in questi ultimi mesi stiamo assistendo a un acceso dibattito perché grandi organizzazioni stanno un po’ rivedendo l’organizzazione delle Human Resources, chiedendo ai dipendenti di rallentare lo smart working e tornare al lavoro in presenza.

Io credo che le regole comunicative di base rimangano le stesse anche perché, senza queste, lo smart working rischia di essere ancora più impattante e dannoso. L’auto organizzazione del tempo e degli spazi, infatti, implica che non ci sia più un confine nel tempo e nello spazio, il che non è uno svantaggio di per sé ma, chiaramente, va gestito in modo efficiente.

Ci sono difficoltà nel parlare di comunicazione a chi si occupa di comunicazione?

Credo che la cosa importante di chi ricopre il mio ruolo sia mantenere una visione di strategia e aprire poi al confronto sulla tecnica e sulle tattiche da usare.

Relativamente agli obiettivi che mi pongo, lavoro molto proprio sul tema della strategia. Cerco di portare il mio know how e metterlo a disposizione per poi avviare un confronto e uno scambio di opinioni.

Sugli aspetti tecnico-tattici, invece, trovo che questa esperienza rappresenti un momento di grande valore e arricchimento per me; è terreno fertile e divertente. Ho imparato molto facendo docenza a un team di professionisti della comunicazione! ????

Come è stata – e come sta andando – l’esperienza in OTO Agency?

Mi sto divertendo molto per un motivo ben preciso: trovo sempre grande disponibilità nel mettersi in discussione e riflettere insieme.

La voglia e la capacità di confrontarsi senza pregiudizi su questi temi è una cosa che apprezzo moltissimo.

In ultimo, ho riscontrato in OTO Agency la grande voglia di andare in profondità, di investigare e di crescere continuamente.  

Un ringraziamento speciale a Luca per la sua disponibilità e professionalità! 

Ci vediamo ai prossimi appuntamenti formativi in OTO Agency ????