Come gestire l’amministrazione di una web agency

Quali sono le difficoltà nella gestione dell’amministrazione in una Web Agency?
Tutti i retroscena svelati ora – senza tanti giri di parol e- dalla nostra Responsabile Amministrativa Federica Sporchia.

Buona lettura!

Quanto l’amministrazione e la parte finanziaria sono importanti per una web agency in crescita?

La cosa sicuramente più importante è cercare di chiudere tutti i progetti in tempo in modo che poi l’azienda possa fatturare.

E’ fondamentale trovare un equilibrio tra l’anima più creativa e quella più pragmatica (far quadrare i conti, insomma 😁). 

Vendere servizi per una web agency è importantissimo, quindi il reparto commerciale e amministrativo devono dialogare in modo efficace con gli specialist!

Com’è il rapporto tra amministrazione e clienti? Come gestisci le problematiche o le richieste?

Devo ammettere che i nostri clienti sono tutti molto gentili e precisi nei pagamenti, quindi – fortunatamente – non devo inseguire nessuno! 😁

Quando c’è qualche problematica cerco sempre di andare incontro al cliente e trovare la soluzione migliore per entrambi in modo da essere tutti soddisfatti.

E il rapporto con i colleghi, invece? È vero che hanno tutti paura dell’amministrazione? 😁

Verissimo! I miei colleghi hanno paura di me 😂 soprattutto hanno paura che li sgridi. Sono una persona un po’ pignola.

Comunque, a parte gli scherzi, c’è un bellissimo rapporto con i colleghi. Stimo tutti sia a livello professionale, sia personale.

L’amministrazione, però, non si occupa solo di far quadrare i conti. Quali sono le tue attività in OTO?

L’amministrazione si occupa di qualsiasi cosa. L’obiettivo è che l’ufficio sia ben organizzato e tutta la macchina aziendale funzioni alla perfezione. 

Faccio un esempio: se io non mi ricordo di fatturare il cliente non paga e se il cliente non paga io non posso pagare i dipendenti e i fornitori. È un cerchio e se qualcosa si inceppa il cerchio non si chiude.

Prima di OTO hai lavorato in un’azienda. Ci sono delle differenze rispetto a una web agency? Se sì, quali sono?

Ogni azienda ha le sue particolarità e tutte si differenziano per qualcosa. 

Sicuramente, rispetto alle mie precedenti esperienze dove il lavoro era sempre pressoché ripetitivo, in OTO ci sono un’infinità di servizi e di codici ad essi collegati. 😀

Quali competenze e capacità (hard e soft skill) sono indispensabili per svolgere la tua professione?

Penso che le hard skill si possano sempre migliorare. Se un’azienda ha voglia di investire su di te e tu hai voglia di applicarti, tutto diventa facile. Bisogna sempre imparare: anche se hai studiato la teoria, una volta che entri nel mondo del lavoro e devi mettere in pratica ciò che sai, tutto cambia.

Per quanto riguarda le soft skill, nel mio lavoro in particolare bisogna essere organizzati mentalmente altrimenti si rischia di dimenticare qualcosa e, chi lavora in amministrazione, non può dimenticarsi di pagare le tasse 😀

Considerando la rapida evoluzione tecnologica, come sono cambiati gli strumenti di lavoro?

Quando ho iniziato a lavorare c’erano sempre un sacco di “scartoffie” da archiviare nei faldoni. Adesso, finalmente, l’archivio è tutto digitale e si trova tutto con più semplicità.

Per non parlare delle fatture. Ogni volta che compravi qualcosa se non ricevevi subito la fattura via mail probabilmente non la vedevi più. Adesso, con la fatturazione elettronica, sei sicuro al 100% di riceverla e tutte le partite si possono chiudere in serenità, senza chiamate minacciose.

Com’è cambiato il tuo lavoro con lo smart working?

Nettamente migliorato. Lavorando da casa riesco a concentrarmi meglio e fare le cose più velocemente. 

Non dimentichiamoci che lo smart working aiuta ad avere anche un equilibrio tra vita privata e lavorativa e questo non guasta mai!

Grazie del prezioso contributo Fede! ❤️